Bestuurssecretaresse

Functie omschrijving Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse vervul je een ondersteunende rol voor zowel de bestuurs- en directiesecretaris als het team Programmamanagement, elk voor 0,5 fte. Voor het Bestuurssecretariaat plan en organiseer je vergaderingen van het Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB), stel je de conceptagenda op in overleg, notuleert, en verzorg je de documentatie en opvolging. Daarnaast beheer je de mailbox en verzorg je de communicatie en administratieve taken die hieruit voortvloeien.

Binnen het team Programmamanagement ondersteunt de bestuurssecretaresse bij het plannen en organiseren van vergaderingen voor het Comité van Toezicht, de Deskundigencommissie, en diverse stuurgroepen en interne overleggen. Je stelt conceptagenda’s op in samenspraak met de respectieve voorzitters, notuleert de vergaderingen, verstuurt relevante documentatie, en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische vragen.

Naast deze kerntaken biedt de bestuurssecretaresse algemene secretariële en organisatorische ondersteuning aan het team Programmamanagement. Dit omvat de voorbereiding en organisatie van werkbezoeken, jaarvergaderingen, en teamdagen, evenals andere activiteiten op verzoek van individuele teamleden.

Een greep uit de werkzaamheden:

• Plannen van de vergadering; Iom bestuurs- en directiesecretaris. De bestuurs- en directiesecretaris bepaalt de reeks, de bestuurssecretaresse plant de vergaderingen.
• Organiseren van de vergadering; De bestuurssecretaresse regelt de vergaderlocatie, de benodigde techniek, catering, beveiliging ect.
• Concept agenda opstellen; Iom bestuurs- en directiesecretaris. De bestuurs- en directiesecretaris bepaalt de agenda inhoudelijk, de bestuurssecretaresse stelt de agenda op.
• Notuleren van de vergadering; De bestuurssecretaresse notuleert de vergadering, zet acties uit en houdt opvolging hiervan in de gaten.
• Het verstrekken van relevante documentatie aan commissieleden; De bestuurs- en directiesecretaris bepaalt welke documentatie we delen, de bestuurssecretaresse verzend de documenten.
• Aanspreekpunt voor leden DB en AB, ambtelijke ondersteuning en andere belanghebbende; De bestuurs- en directiesecretaris is aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen, de bestuurssecretaresse voor vragen over de planning en organisatie van overleggen en vergaderingen.
• Agendastukken; De bestuurs- en directiesecretaris controleert de aangeleverde agendastukken inhoudelijk, de bestuurssecretaresse controleert op opmaak en taal- en schrijffouten. De bestuurssecretaresse verzamelt de agendastukken ook en slaat deze op.

Functie eisen Bestuurssecretaresse

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse
• Bereid om in ieder geval op dinsdag en donderdag op kantoor in Groningen te werken
• Aantoonbare kennis van Ibabs, Sharepoint en Office 365
• Aantoonbare werkervaring als bestuursecretresse bij een overheidsinstelling

Over Matchpartner

Matchpartner is een gespecialiseerd detacheringsbureau in de branches : Zorg en Welzijn, Arbo en Verzuim, Gemeente en Onderwijs. Dit doen wij vanuit de inhoud en hierbij stellen wij jou centraal. Wij vinden het belangrijk om een duurzame samenwerking aan te gaan. Hierbij is gezelligheid en een klik ook zeker belangrijk. Denk daarbij aan af en toe gezellig lunchen en koffie drinken met je vaste contactpersoon of sparren over je loopbaan.

Reageer direct!

Wij doen hard ons best om jou zo snel mogelijk (binnen 2 werkdagen) reactie of feedback te geven. Voor deze vacature kan je schakelen met Bo van der Woude via 06 34 48 52 20 of bo@matchpartner.nl

Arbeidsvoorwaarden Bestuurssecretaresse

• Salaris tot €4200,- o.b.v. 36 uur
• Reiskostenvergoeding (€0,21 per km)
• 25 vakantiedagen met 8,33% vakantietoeslag
• Pensioenregeling
• Opleiding en ontwikkelingsmogelijkheden