Adviseur DIV (32-36 uur)

Wat ga je doen?

Dit betreft een exclusieve wervingsopdracht voor onze opdrachtgever gemeente Tytsjerksteradiel in Burgum.

Ben jij klaar om de kwaliteit van de het informatiebeheer van Tytsjerksteradiel naar een hoger niveau te tillen? Wil jij bijdragen aan een duurzame en toekomstbestendige informatiehuishouding?

Jouw rol

Als Adviseur DIV ben je de drijvende kracht achter het opzetten, professionaliseren en borgen van onze informatie- en archiefbeheerprocessen. Jij brengt structuur en overzicht, bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding en zorgt ervoor dat deze voldoet aan alle wettelijke eisen en normen. Binnen de kaders van de nieuwe archiefwet ben je aangewezen als archivaris. Je hebt een adviserende en toezichthoudende rol, waarbij je beheerder wordt van de gemeentelijke archiefplaatsen en (toekomstige) e-depots. Je werkt samen met collega’s van verschillende afdelingen en externe partijen.

Beleid en Advies

• Ontwikkelen en implementeren van beleid voor duurzaam informatie- en archiefbeheer, inclusief een heldere bewaarstrategie en een informatiebeheerplan.
• Bewustwording vergroten van het belang van een goed georganiseerde informatiehuishouding, zowel digitaal als analoog.
• Adviseren van collega’s en management over de inrichting en optimalisatie van document- en informatiestromen.
• Je speelt een verbindende rol tussen verschillende afdelingen en externe partijen.
• Adviseren van management, informatiemanagers DIV-medewerkers en ICT over goed informatiebeheer.
• Vertegenwoordigen van de afdeling DIV in projectgroepen en overlegorganen.
• Adviseren over de implementatie van digitale archiveringssystemen (DMS/RMA) en duurzame toegankelijkheid (bijv. PDF/A, metadata-eisen).

Toezicht en Controle

• Toetsen van de informatie- en archiefbeheerprocessen op basis van wettelijke verplichtingen, interne beleidsstukken en normen zoals NEN-ISO standaarden.
• Zorgdragen voor naleving van wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, de Wet Open Overheid (WOO) en AVG.
• Uitvoeren van audits en inspecties om te controleren of archiefbeheerprocessen correct worden uitgevoerd, inclusief digitale archivering en vernietiging.
• Beoordeling beheersmaatregelen, nagaan of risico’s in de informatiehuishouding voldoende worden afgedekt.
• Opstellen van jaarlijkse toezichtrapportages voor het college van B&W.

Operationele Taken en Uitvoering

• Onderzoeken en implementeren van een E-depot voor duurzame digitale archivering.
• Voorbereiden van college- en raadsvoorstellen.
• Verzorgen van trainingen en bijeenkomsten voor medewerkers om bewustwording rondom duurzaam informatiebeheer te bevorderen.
• Bewaken van selectielijsten. Controleren of archiefstukken tijdig worden vernietigd of overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen.

Wat breng jij mee?

• Een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in informatie- of archiefbeheer, (bijvoorbeeld HMDI, SOD-II, of vergelijkbaar)
• Sterke adviesvaardigheden, politieke sensitiviteit en een proactieve houding.
• Uitgebreide kennis van archief- en informatiebeheer en actuele wet- en regelgeving (Archiefwet, WOO, AVG).
• Tenminste twee jaar ervaring met digitale archiveringssystemen, kwaliteitsmanagement en zaakgericht werken.
• Een scherp oog voor organisatie, structuur en procesverbetering.
• In bezit van rijbewijs B

Wat bieden wij jou?

• Een uitdagende en veelzijdige functie in een prachtige gemeente.
• Een informele, prettige werksfeer met flexibele werktijden en hybride werken.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, met opleidingsmogelijkheden.
• Een salaris in schaal 10, (CAO Gemeenten), inschaling passend bij jouw kennis, ervaring en achtergrond
• Contract voor 32 tot 36 uur per week
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering, individueel keuzebudget en pensioenregeling.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris, extra verlofuren en deelname aan de pensioenregeling bij het ABP.
• Een cultuur waar jouw ideeën en initiatieven worden gewaardeerd en je elke dag met plezier naar je werk gaat.
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling door middel van trainingen en coaching.

Over Gemeente Tytsjerksteradiel

Bij gemeente Tytsjerksteradiel werk je niet zomaar ergens: je werkt op een Daaldersk Plak! We zijn een prachtige Friese plattelandsgemeente met 33.000 inwoners en zeventien dorpen, waar je elke dag de kans krijgt om impact te maken. Dicht bij onze gemeenschap en in een omgeving waar innovatie en traditie hand in hand gaan.

Vanaf 1 januari 2025 is Tytsjerksteradiel aan een nieuw hoofdstuk begonnen als zelfstandige gemeente. We zijn ‘prettig eigenwijs’ en doen dingen graag op onze eigen manier. Hier vind je ruimte voor initiatief, creativiteit en verantwoordelijkheid, terwijl je tegelijkertijd geniet van de mooiste plekjes die Fryslân te bieden heeft.

Om samen vorm te geven aan onze nieuwe koers zoeken we enthousiaste mensen. Mei-inoar wurkje oan in krêftige organisaasje!

Over de procedure

Deze vacature is exclusief uitgezet bij Matchpartner Executive. Voor vragen over de vacature kun je terecht bij Marten Hoekstra (06-42387143) of Ben Wentink (06-43629080).

Sollicitatieprocedure Executive

• Kennismaking & sollicitatiegesprek bij Matchpartner Executive in Lemmer
• Sollicitatiegesprek bij Gemeente Tytsjerksteradiel
• Arbeidsvoorwaardelijk gesprek
• Contract tekenen

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is onderdeel van de procedure.